Dokumenty Google są niezwykle wygodne, ale nieodpowiedzialne udostępnianie linków może ujawnić dokumenty, które mogły wydawać się prywatne.
Wiele osób chwali Dokumenty Google ze względu na swoją wszechstronność i nieocenioną opcję udostępniania dokumentu określonym osobom, ale osoby udostępniające opcje i sposób ich używania mogą otworzyć drzwi do poważnych naruszeń prywatności. Czasami korzystanie z Internetu w celach zawodowych i unikanie polegania na usługach Google jest przerażająco trudne, ale istnieją sposoby jednoczesnego korzystania z tych narzędzi i ochrony danych osobowych.
Zestaw funkcji Google jest przydatny dla prawie każdego, kto ma dostęp do internetu. Firma obsługuje skarbnicę bezpłatnych programów do wszystkich dziedzin pracy, takich jak Gmail, Arkusze Google, Dysk Google, Mapy Google i oczywiście Dokumenty Google. Wszystkie te narzędzia zapewniają imponujące opcje udostępniania, dzięki czemu użytkownicy mogą udostępniać dane i współpracować przy projektach, a niektóre są nawet przyjemne w użyciu.
Kontynuuj przewijanie, aby czytać dalej Kliknij poniższy przycisk, aby szybko rozpocząć ten artykuł.
Niestety korzystanie z tych opcji udostępniania również stwarza największe ryzyko. W Dokumentach Google najłatwiejszą metodą udostępniania łączy jest włączenie udostępniania linków w celu utworzenia unikatowego adresu URL dokumentu i wysłania go do współpracownika. Podczas gdy bezpośrednia czynność polegająca na wysłaniu osoby odsyłającej do osoby jest stosunkowo bezpieczna, jeśli dokument zawiera łącza prowadzące do innych witryn internetowych, kliknięcie tych łączy powoduje wysłanie poprzedniego adresu URL (tego, który został utworzony prywatnie w celu udostępnienia samego dokumentu) do katalog nowej witryny. To nie jest z natury nikczemna praktyka - to tylko mało znana część tego, jak działa internet.
Jak zachować prywatność podczas wysyłania dokumentów Google
Jednym z najłatwiejszych i najskuteczniejszych sposobów bezpiecznego udostępniania dokumentu Google jest udostępnienie go określonym osobom. Można to osiągnąć na kilka sposobów. Najszybszym sposobem jest wyłączenie udostępniania linków i zamiast tego wybierz opcję „Określone osoby” w opcjach udostępniania linków. Wymaga to, aby druga strona zalogowała się na konto Google, ale jeśli zadanie to oznacza wysyłanie poufnych informacji w dokumencie prawdopodobnie warto wykonać dodatkowy krok. Jeśli plik zawiera łącza, a użytkownik je kliknie, adres URL nadal będzie wskazywać innym witrynom, gdzie był użytkownik, gdy kliknął łącze, jednak nie pozwoli tym witrynom na odczytanie samego dokumentu, ponieważ opcje udostępniania linków zostały ustawione ograniczenie dostępu tylko do określonych, wybranych osób.
Inną opcją jest skorzystanie z Grup dyskusyjnych Google. Ta trasa wymaga również od wszystkich zaangażowanych zalogowania się na konto Google, ale w zamian tworzy listę osób, którym wszystko może być udostępnione na wyłączność. To świetna opcja, jeśli praca wymaga częstego udostępniania dokumentów dużej grupie osób. Każda grupa będzie miała przypisany własny adres e-mail „@googlegroups”, więc zamiast wstawiać adres e-mail konkretnej osoby podczas wybierania miejsca udostępnienia dokumentu, wystarczy użyć adresu e-mail grupy. Dobrym pomysłem jest śledzenie członków grupy, aby mieć świadomość, kto ma dostęp do udostępnionych plików, i łatwo jest usunąć osoby, które nie są już częścią projektu.
Ostatecznie, jak to zwykle bywa w przypadku komunikacji online, kluczową kwestią jest pamiętanie o ustawieniach prywatności podczas udostępniania informacji. Dzięki inteligentnemu wykorzystaniu udostępniania linków Dokumenty Google może być zarówno bezpieczny, jak i bezpieczny.